【事例紹介】「kintoneとWebの連携」、「kintoneに入力した数値の複雑な集計の自動化」／特定非営利活動法人シミンズシーズ

2種類あります。
ひとつめは、フォームに入力したものがkintoneに自動的に入るという仕組みです。
「かこむ」が主催・開催するイベントの申し込みフォームの入力データが、kintoneの申し込み者管理のアプリに自動で格納されるというものです。

はい。イベント告知ページの下部にフォームを追加できるのですが、「申し込むイベントのタイトル」など、ユーザーさんに手動で入力いただくと、表記がばらけてしまうので、管理が楽になるよう各イベント紹介ページのタイトルを自動取得するようにしてもらったりしました。

はい。あっ。ちなみに「ひとつのフォームから、ふたつのkintoneアプリに連携」ってできるんですか？

わーい。じゃあお願いします！ありがとうございます！

ふたつめが、kintoneにスタッフが入力した登録団体の情報を「かこむ」のWebサイトに自動連携して載せるという仕組みです。

「かこむ」は、市民の皆さん同士が「つながる」ことを大切にしているので、登録団体の情報をWebサイトに公開したい、と思いつつ、登録団体が増えて300、400になってくると、別途Webサイトに公開するパワーがなくて、まったくできていませんでした。

はい。でも、kintoneアプリに入れているデータのうち、Webサイトに表示したい項目を自動で表示ができますよー、更新も自動連携できますよーって細谷さんに伺って、ぜひ！ってお願いしたんです。

うーん、団体情報は「かこむ」館内に掲示するくらいで、Web掲載はまったくできてなかったので…。「浮いた時間」というのはわからないんですが、やらなきゃ…という心理的負担から解放されました（笑）

みっつめは、「かこむ」でしか使わなさそうなんですが（笑）、kintoneアプリに入力したデータの、集計機能なんですが…。

「かこむ」の登録団体さんは、年会費をお支払すると、「かこむ」で印刷可能な枚数が付与されます。これは翌年、会員登録更新がないと、年度末で0にクリアされます。
都度印刷するたびに使用枚数を減算していくのですが、足りなくなったら、追加購入いただきます。この追加購入分には、使用期限がないので計算がややこしくて。

そうなんです、最初の計算用のExcelを作るだけで、1ヶ月くらいかかっていました。
あとは年度末の更新が間に合わず、4月になってから更新や退会される団体さんもいらっしゃり、そのたびに計算が合ってるか、漏れてないか、かなり神経を使う作業だったんです（涙）

はい、Excelや数式が得意、っていうスタッフしかできない作業になっていました。
でもいまはボタンひとつで集計できるので、もう「やっほーい❤」です。

年度末の作業は私がやりましたが、4月以降の追加集計は、更新を担当したスタッフが誰であっても、その場で更新できるようになりました。

毎年のように年度更新の作業も担当が変わっていて、引継ぎも大変なんですが、今後はとても楽になりそうです。

えっ！？めっちゃ使ってますよ！
っていうかこれがないと無理！（笑）
毎月7日までに前月の集計報告することが求められているので。。

はい！以前は団体さんも少なかったので気合で…紙で計算していたんですが、数え間違いや重複がないか、何度も確認が必要でした。今となっては登録団体さんも増えて手動計算ではもう無理ですね…。
これもボタンひとつで集計して、それを行政報告用のフォーマットに貼り付けるだけなので、とても助かっています。

kintoneは素人でもとっつきやすいから、いろんなスタッフがチラシの枚数管理とか、備品管理とかで使うようになってます。
とっつきやすいだけに、「む、これはこのアプリと連携できないのか？」と思っちゃうんですけど、そんなときに細谷さんに相談できるので、ほんと、ありがとうございます。

はい、またいろいろご相談させてください！