【事例紹介】「kintoneとWebの連携」、「kintoneに入力した数値の複雑な集計の自動化」/特定非営利活動法人シミンズシーズ

先日ふと、「“細谷さんって何をしてくれる人なん?”って思われてるんちゃうかなー」と思い・・・
過去に僕がお手伝いした案件がそれぞれのNPO団体にどう使われているのか、少しずつ紹介していきたいと思います。

今回は加古川で中間支援をしている特定非営利活動法人「シミンズシーズ」の津久井あゆみさん(通称:つくしちゃん)にオンラインでお話を伺いましたっ。

津久井さん

津久井あゆみさん

シミンズシーズが指定管理者として運営する兵庫県立東播磨生活創造センター「かこむ」で、市民講座の企画・運営を主な業務として担当。
入職3年目。

お手伝いした代表例

  1. Webフォームに入力したデータを、自動連携でkintoneアプリに格納
  2. kintoneに入力したデータを、Webサイトに自動連携し表示
  3. 登録団体による「印刷室利用」の年度末集計と月ごとの行政報告用集計の自動化

①Webフォームに入力したデータを、自動連携でkintoneアプリに格納

細谷
細谷

今日はよろしくお願いします。
シミンズシーズさんのWebサイトで、僕が関わったkintoneとWebサイトの連携って…

津久井さん
津久井さん

2種類あります。
ひとつめは、フォームに入力したものがkintoneに自動的に入るという仕組みです。
「かこむ」が主催・開催するイベントの申し込みフォームの入力データが、kintoneの申し込み者管理のアプリに自動で格納されるというものです。

イベントの申し込みフォームの入力データが、kintoneの申し込み者管理のアプリに自動で格納される図
細谷
細谷

これは僕がオープンソースで公開してるプラグインを使ったやつですね。

Form data to kintone(フォームからkintoneにデータを登録)をもとに、多少カスタマイズしましたね。

津久井さん
津久井さん

はい。イベント告知ページの下部にフォームを追加できるのですが、「申し込むイベントのタイトル」など、ユーザーさんに手動で入力いただくと、表記がばらけてしまうので、管理が楽になるよう各イベント紹介ページのタイトルを自動取得するようにしてもらったりしました。

細谷
細谷

いろいろカスタマイズしましたね。

津久井さん
津久井さん

はい。あっ。ちなみに「ひとつのフォームから、ふたつのkintoneアプリに連携」ってできるんですか?

細谷
細谷

あぁ、できますよー。

津久井さん
津久井さん

わーい。じゃあお願いします!ありがとうございます!

細谷
細谷

はーい。

②kintoneに入力したデータを、Webサイトに自動連携し表示

津久井さん
津久井さん

ふたつめが、kintoneにスタッフが入力した登録団体の情報を「かこむ」のWebサイトに自動連携して載せるという仕組みです。

kintoneにスタッフが入力した登録団体の情報を「かこむ」のWebサイトに自動連携して載せるという仕組みの図
津久井さん
津久井さん

「かこむ」は、市民の皆さん同士が「つながる」ことを大切にしているので、登録団体の情報をWebサイトに公開したい、と思いつつ、登録団体が増えて300、400になってくると、別途Webサイトに公開するパワーがなくて、まったくできていませんでした。

細谷
細谷

情報の更新も随時ありますもんね…。

津久井さん
津久井さん

はい。でも、kintoneアプリに入れているデータのうち、Webサイトに表示したい項目を自動で表示ができますよー、更新も自動連携できますよーって細谷さんに伺って、ぜひ!ってお願いしたんです。

団体が表示されているWebサイトのページ
細谷
細谷

どれくらい楽になったんですかねー。

津久井さん
津久井さん

うーん、団体情報は「かこむ」館内に掲示するくらいで、Web掲載はまったくできてなかったので…。「浮いた時間」というのはわからないんですが、やらなきゃ…という心理的負担から解放されました(笑)

細谷
細谷

それはよかったです(笑)

③市民団体による「印刷室利用」の年度末集計と月ごとの行政報告用集計の自動化

津久井さん
津久井さん

みっつめは、「かこむ」でしか使わなさそうなんですが(笑)、kintoneアプリに入力したデータの、集計機能なんですが…。

「かこむ」の登録団体さんは、年会費をお支払すると、「かこむ」で印刷可能な枚数が付与されます。これは翌年、会員登録更新がないと、年度末で0にクリアされます。
都度印刷するたびに使用枚数を減算していくのですが、足りなくなったら、追加購入いただきます。この追加購入分には、使用期限がないので計算がややこしくて。

細谷
細谷

“情報会員”は付与枚数が違うとか、会員の種類によっても計算違うから苦労されてましたよね。

津久井さん
津久井さん

そうなんです、最初の計算用のExcelを作るだけで、1ヶ月くらいかかっていました。
あとは年度末の更新が間に合わず、4月になってから更新や退会される団体さんもいらっしゃり、そのたびに計算が合ってるか、漏れてないか、かなり神経を使う作業だったんです(涙)

細谷
細谷

年に一度の作業で、年度末だと大変ですもんね。

津久井さん
津久井さん

はい、Excelや数式が得意、っていうスタッフしかできない作業になっていました。
でもいまはボタンひとつで集計できるので、もう「やっほーい❤」です。

印刷可能枚数集計機能(kintoneの管理画面)
津久井さん
津久井さん

年度末の作業は私がやりましたが、4月以降の追加集計は、更新を担当したスタッフが誰であっても、その場で更新できるようになりました。

毎年のように年度更新の作業も担当が変わっていて、引継ぎも大変なんですが、今後はとても楽になりそうです。

細谷
細谷

よかったですー。あと、kintoneアプリをカスタマイズした、行政報告用の集計機能って使っておられます?

津久井さん
津久井さん

えっ!?めっちゃ使ってますよ!
っていうかこれがないと無理!(笑)
毎月7日までに前月の集計報告することが求められているので。。

細谷
細谷

あ、そうなんですね。さすがにkintoneと印刷機とは連動していないので、各団体さんの毎回の使用状況は目視確認してスタッフさんが手動でアプリに入力されていますが、その月ごとの合計枚数や、使用した団体名の一覧が出るやつですよね。

その月ごとの合計枚数や、使用した団体名の一覧(kintoneの管理画面)
津久井さん
津久井さん

はい!以前は団体さんも少なかったので気合で…紙で計算していたんですが、数え間違いや重複がないか、何度も確認が必要でした。今となっては登録団体さんも増えて手動計算ではもう無理ですね…。
これもボタンひとつで集計して、それを行政報告用のフォーマットに貼り付けるだけなので、とても助かっています。

細谷
細谷

よかったですー。

津久井さん
津久井さん

kintoneは素人でもとっつきやすいから、いろんなスタッフがチラシの枚数管理とか、備品管理とかで使うようになってます。
とっつきやすいだけに、「む、これはこのアプリと連携できないのか?」と思っちゃうんですけど、そんなときに細谷さんに相談できるので、ほんと、ありがとうございます。

細谷
細谷

ありがとうございます。頑張っておられる人たちの応援をしたいんで(笑)
今後ともよろしくお願いします。

津久井さん
津久井さん

はい、またいろいろご相談させてください!

団体・施設情報

特定非営利活動法人シミンズシーズ

人のいるあらゆる場所、場面で、「自分でつくる」ことへの働きかけを企画する中間支援団体。

https://www.npo-seeds.jp/

東播磨生活創造センター「かこむ」
〒675-8566   兵庫県加古川市加古川町寺家町天神木97-1

https://www.kacom.ws/

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